Reuniões Eficazes

“Não espereis moralidade de quem não tem pontualidade”.
Marquês de Maricá, ministro da fazenda, conselheiro de estado e senador do Brasil entre os anos de 1826 e 1848

As reuniões são importantes e necessárias, mas cada minuto de atraso  representa um imenso desperdício de tempo e dinheiro. Faça as contas. Multiplique os minutos de atraso pela quantidade de participantes convocados para uma reunião. Os resultados, normalmente, são assustadores.

Segundo uma pesquisa a falta de pontualidade, seja para começar como também para encerrar uma reunião, é o terceiro maior fator que mais contribui para o fracasso dessa iniciativa.

Preencha o formulário abaixo e receba um e-mail com o link para o download gratuito deste novo infográfico com seis dicas que podem ajudá-lo(a) a combater os atrasos e estimular a pontualidade nas reuniões de sua equipe:

Você já agendou uma reunião ou treinamento e esqueceu de reservar a sala? Viajou e deixou o carregador do celular em casa ou ainda organizou um churrasco com os amigos e não comprou o carvão?

Costumamos confiar cegamente na memória, principalmente quando executamos tarefas recorrentes e frequentes como convocar uma reunião ou arrumar a mala. Entretanto, a memória não é infalível e costuma nos deixar na mão por diversos motivos que vão desde uma simples distração até o cansaço e o estresse.

Ao longo das 224 páginas de “Checklist, como fazer as coisas bem feitas” o jornalista e cirurgião americano Atul Gawande mostra como um simples, porém eficaz, checklist é capaz de livrar-nos de muitos problemas e aborrecimentos decorrentes  da afobação, do esquecimento ou mesmo do excesso de confiança.

Mais do que isso.  O autor trás, por exemplo, o caso do hospital Johns Hopkins, nos Estados Unidos, que por meio de um checklist para procedimentos cirúrgicos de apenas cinco itens* (isso mesmo! apenas cinco itens!) conseguiu, em 15 meses, gerar uma economia de U$ 2 milhões, evitar 43 infecções e 8 mortes, em comparação com a média histórica do hospital.

O checklist gera resultados efetivos e contribui para que atividades recorrentes sejam executadas em menos tempo e com maior qualidade. Logo, podemos afirmar que o checklist é também uma ferramenta de organização e otimização do tempo com impactos diretos na produtividade.

Extremamente democráticos, os checklists podem ajudar todo mundo e o tempo todo, da dona de casa no supermercado (sim, a lista de compras é um checklist que, comprovadamente, gera uma boa economia!) até o piloto de um avião checando os procedimentos de vôo.

Você costuma usar checklists no seu trabalho? E na sua vida pessoal? Partilhe sua experiência conosco!

Logo abaixo, os links para download de cinco checklists muito úteis e bem bacanas.  Até a próxima!

• Checklist para Reuniões
• Checklist para Treinamento
• Checklist para Viagens
• Checklist para Churrasco
• Checklist para Feijoada

Clique aqui para comprar The Checklist Manifesto: How To Get Things Right (edição em inglês) na Amazon.

*Confira o checklist de cinco itens do hospital Johns Hopkins

• Lavar as mãos com sabonete
• Limpar a pele do paciente com antisséptico
• Colocar panos cirúrgicos esterilizados sobre todo o corpo do paciente
• Usar mascar, touca, avental e luvas
• Recobrir com bandagem esterilizadas área de inserção após a instalação do cateter venoso central

Os índios da tribo amondawa, de Rondônia, vivem sem usar referências sobre semanas, meses ou anos. Não fazem aniversário, só fazem contas até o número quatro e em seu vocabulário não consta a palavra “tempo”.Uma pesquisa da Universidade de Portsmouth (Inglaterra), em parceria com a Universidade Federal de Rondônia, revela que, diante da ausência de números e da noção abstrata de tempo, esses índios precisam mudar de nome para identificar melhor a fase que estão vivendo.

Por causa disso, várias crianças da tribo são chamadas exatamente da mesma forma. Um menino do clã Mutum, por exemplo, é conhecido por Mbitete ao nascer.

Quando tiver um irmão, passará a usar o nome de Kuembu “”e o próximo recém-nascido será batizado de Mbitete novamente.

Os nomes identificam o sexo, a “idade” e o clã ao qual a pessoa pertence e são herdados dos mais velhos pelos mais novos da tribo. Assim como quando ficam mais velhos, esses índios também trocam de nome quando se casam.

Embora a pesquisa não tenha identificado no idioma ocorrências de intervalos de tempo designados por números (um ano, por exemplo), foram encontradas palavras para expressar períodos de tempo, como as estações chuvosa e seca.

Suas noções de temporalidade também estão sempre ligadas a um evento ou a um ciclo da vida, e não ao tempo propriamente dito, segundo a autora Wany Sampaio, da Federal de Rondônia.

TEMPO E ESPAÇO

Para a corrente dominante hoje em dia na linguística, o léxico do tempo originou-se do vocabulário relacionado ao espaço.

Daí, surgiu o uso de expressões consideradas universais como “um tempo atrás” ou “mais para frente”.

Nesse contexto, os amondawa são uma exceção, segundo os pesquisadores, porque não relacionam os conceitos de tempo e espaço, como costuma ocorrer em outros idiomas.

Entretanto, apesar de não terem uma palavra para designar “tempo” e não poderem dizer frases como “o tempo está passando”, os amondawa têm sua própria noção de temporalidade e compreendem a nossa quando aprendem português, segundo mostra a pesquisa. A maioria fala amondawa e português. Vivem no centro-oeste de Rondônia e seu primeiro contato com não índios aconteceu em 1986. Hoje, a tribo inteira é composta por 117 pessoas.

O trabalho sobre os amondawa foi publicado recentemente na revista britânica “Language and Cognition”.

Fonte: Folha de São Paulo_São Paulo, segunda-feira, 30 de maio de 2011

1. Sorria! Conquiste sua platéia com um sorriso sincero. Um bom sorriso é contagiante. Sua platéia vai sorrir com você! Não há nada melhor!
2. Mexa-se! Não se esconda por trás da tela do seu notebook. Não tenha medo. Sua platéia não vai te morder. Um pouco de movimento ajuda a manter a audiência desperta. Leia mais

Os profissionais que costumam participar de reuniões devem ficar atentos para não cometer gafes e prejudicar a carreira. Nesses encontros corporativos, os lideres avaliam o comportamento de cada funcionário e como ele representa os interesses da equipe e da empresa. Chegar atrasado, mascar chiclete e fazer piadas são alguns deslizes. Já passar informações erradas, por exemplo, pode ser uma gafe fatal.

O consultor Sergio Guimarães, da Academia do Tempo, fala que os colaboradores precisam seguir a reunião por ordem de assunto e tomar nota dos compromissos assumidos e de seus prazos para que sejam efetivamente colocados em prática. Outra recomendação é manter-se atento para não repetir temas já discutidos por pura falta de concentração. Leia mais

A boa imagem das reuniões esta em baixa. Cada vez mais profissionais se juntam a John Kenneth Galbraith para engrossar o coro dos que condenam as reuniões. Desperdício de tempo e recursos são as acusações mais freqüentes. Em muitas empresas as reuniões viraram motivo de piada. Na edição de 19/03/2003 da Folha de São Paulo uma matéria tratava a cerca do Businnes Bingo, uma sugestão divertida e maquiavélica para combater o tédio típico das reuniões exageradamente longas e sem rumo. Joga-se o business bingo com uma cartela que ao invés de números, trás algumas palavras comuns do jargão coorporativo. Por exemplo: paradigma, parceria, integração, budget e, não poderia faltar, a nível de. As instruções são simples. O “jogador” deve riscar com um X, ou marcar com clipes, as palavras que forem ouvidas durante a reunião. Quando completar a cartela basta erguer os braços e gritar bingo com entusiasmo. A matéria trazia também depoimentos de alguns jogadores:

– “A reunião já tinha começado há 5 minutos quando ganhei!”.
– “A minha capacidade para escutar aumentou muito desde que jogo Business Bingo”.
– “A atmosfera da última reunião de direção foi muito tensa porque quatorze pessoas estavam à espera de preencher a quinta casa”.
– “O diretor geral ficou surpreso ao ouvir oito pessoas gritando “BINGO”, pela terceira vez numa hora”.
– “Agora vou a todas a reuniões da minha organização, mesmo que não me convoquem”.

Você há de concordar que nem mesmo a pior das reuniões merece um tratamento tão cruel. Ainda não fomos capazes de criar outro mecanismo de trabalho colaborativo e democrático que seja capaz de gerar idéias e soluções e que ao mesmo tempo transfira conhecimento com a mesma eficácia de uma boa reunião.

Para que uma reunião tenha sucesso e não se transforme num convite para um animado torneiro de business bingo basta seguir algumas recomendações básicas.

1. Antes de convocar uma reunião faça a seguinte pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião? Se você não encontrar uma boa resposta procure outra alternativa.

2. Defina claramente os objetivos e a pauta da reunião. Seja econômico e ponderado. Nenhum ponto importante deve ficar de fora da agenda, entretanto, evite agendas longas demais.

3. Escolha os participantes com o cuidado de não esquecer ninguém que seja importante, por outro lado, não convoque ninguém cuja presença não seja, de fato, necessária.

4. Defina o local e os horários de inicio e termino e marque a reunião com antecedência. Evite, na medida do possível, que a convocação para uma reunião seja feita em cima da hora. Dê ao participante tempo para que ele possa preparar-se adequadamente.

5. Escolha a metodologia para condução mais adequada de acordo com a natureza e os objetivos da reunião. Procure utilizar técnicas dinâmicas, que facilitem a participação, o envolvimento e comprometimento dos participantes. Existem várias metodologias que vão desde a técnica para diagnóstico do problema e planejamento de soluções (3Q1POC) até a técnica dos seis chapéus criada por Edward de Bono.

De mais basta aplicar o bom senso: reserve um intervalo a cada 80 ou 90 minutos para relaxar, estabeleça uma política clara quanto a telefonemas durante a reunião, seja pontual, limite e controle as falas, não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado, e finalmente, evite que qualquer integrante seja visto como tolo ou fracassado.