Reuniões Eficazes

Infográfico 6 dicas para promover a pontualidade em reuniões

“Não espereis moralidade de quem não tem pontualidade”.
Marquês de Maricá, ministro da fazenda, conselheiro de estado e senador do Brasil entre os anos de 1826 e 1848

 

As reuniões são importantes e necessárias, mas cada minuto de atraso  representa um imenso desperdício de tempo e dinheiro. Faça as contas. Multiplique os minutos de atraso pela quantidade de participantes convocados para uma reunião. Os resultados, normalmente, são assustadores.

Segundo uma pesquisa a falta de pontualidade, seja para começar como também para encerrar uma reunião, é o terceiro maior fator que mais contribui para o fracasso dessa iniciativa.

Preencha o formulário abaixo e receba um e-mail com o link para o download gratuito deste novo infográfico com seis dicas que podem ajudá-lo(a) a combater os atrasos e estimular a pontualidade nas reuniões de sua equipe:


Ganhe tempo com o Checklist

Você já agendou uma reunião ou treinamento e esqueceu de reservar a sala? Viajou e deixou o carregador do celular em casa ou ainda organizou um churrasco com os amigos e não comprou o carvão?

Costumamos confiar cegamente na memória, principalmente quando executamos tarefas recorrentes e frequentes como convocar uma reunião ou arrumar a mala. Entretanto, a memória não é infalível e costuma nos deixar na mão por diversos motivos que vão desde uma simples distração até o cansaço e o estresse.

Ao longo das 224 páginas de “Checklist, como fazer as coisas bem feitas” (Editora Sextante) o jornalista e cirurgião americano Atul Gawande mostra como um simples, porém eficaz, checklist é capaz de livrar-nos de muitos problemas e aborrecimentos decorrentes  da afobação, do esquecimento ou mesmo do excesso de confiança.

Mais do que isso.  O autor trás, por exemplo, o caso do hospital Johns Hopkins, nos Estados Unidos, que por meio de um checklist para procedimentos cirúrgicos de apenas cinco itens* (isso mesmo! apenas cinco itens!) conseguiu, em 15 meses, gerar uma economia de U$ 2 milhões, evitar 43 infecções e 8 mortes, em comparação com a média histórica do hospital.

O checklist gera resultados efetivos e contribui para que atividades recorrentes sejam executadas em menos tempo e com maior qualidade. Logo, podemos afirmar que o checklist é também uma ferramenta de organização e otimização do tempo com impactos diretos na produtividade.

Extremamente democráticos, os checklists podem ajudar todo mundo e o tempo todo, da dona de casa no supermercado (sim, a lista de compras é um checklist que, comprovadamente, gera uma boa economia!) até o piloto de um avião checando os procedimentos de vôo.

Você costuma usar checklists no seu trabalho? E na sua vida pessoal? Partilhe sua experiência conosco!

Logo abaixo, os links para download de cinco checklists muito úteis e bem bacanas.  Até a próxima!

*Confira o checklist de cinco itens do hospital Johns Hopkins

  • Lavar as mãos com sabonete
  • Limpar a pele do paciente com antisséptico
  • Colocar panos cirúrgicos esterilizados sobre todo o corpo do paciente
  • Usar mascar, touca, avental e luvas
  • Recobrir com bandagem esterilizadas área de inserção após a instalação do cateter venoso central

Índios sem ideia de tempo

Os índios da tribo amondawa, de Rondônia, vivem sem usar referências sobre semanas, meses ou anos. Não fazem aniversário, só fazem contas até o número quatro e em seu vocabulário não consta a palavra “tempo”.Uma pesquisa da Universidade de Portsmouth (Inglaterra), em parceria com a Universidade Federal de Rondônia, revela que, diante da ausência de números e da noção abstrata de tempo, esses índios precisam mudar de nome para identificar melhor a fase que estão vivendo.

Por causa disso, várias crianças da tribo são chamadas exatamente da mesma forma. Um menino do clã Mutum, por exemplo, é conhecido por Mbitete ao nascer.

Quando tiver um irmão, passará a usar o nome de Kuembu “”e o próximo recém-nascido será batizado de Mbitete novamente.

Os nomes identificam o sexo, a “idade” e o clã ao qual a pessoa pertence e são herdados dos mais velhos pelos mais novos da tribo. Assim como quando ficam mais velhos, esses índios também trocam de nome quando se casam.

Embora a pesquisa não tenha identificado no idioma ocorrências de intervalos de tempo designados por números (um ano, por exemplo), foram encontradas palavras para expressar períodos de tempo, como as estações chuvosa e seca.

Suas noções de temporalidade também estão sempre ligadas a um evento ou a um ciclo da vida, e não ao tempo propriamente dito, segundo a autora Wany Sampaio, da Federal de Rondônia.

TEMPO E ESPAÇO

Para a corrente dominante hoje em dia na linguística, o léxico do tempo originou-se do vocabulário relacionado ao espaço.

Daí, surgiu o uso de expressões consideradas universais como “um tempo atrás” ou “mais para frente”.

Nesse contexto, os amondawa são uma exceção, segundo os pesquisadores, porque não relacionam os conceitos de tempo e espaço, como costuma ocorrer em outros idiomas.

Entretanto, apesar de não terem uma palavra para designar “tempo” e não poderem dizer frases como “o tempo está passando”, os amondawa têm sua própria noção de temporalidade e compreendem a nossa quando aprendem português, segundo mostra a pesquisa. A maioria fala amondawa e português. Vivem no centro-oeste de Rondônia e seu primeiro contato com não índios aconteceu em 1986. Hoje, a tribo inteira é composta por 117 pessoas.

O trabalho sobre os amondawa foi publicado recentemente na revista britânica “Language and Cognition”.

Fonte: Folha de São Paulo_São Paulo, segunda-feira, 30 de maio de 2011

Dicas de apresentações eficazes

  1. Sorria! Conquiste sua platéia com um sorriso sincero. Um bom sorriso é contagiante. Sua platéia vai sorrir com você! Não há nada melhor!
  2. Mexa-se! Não se esconda por trás da tela do seu notebook. Não tenha medo. Sua platéia não vai te morder. Um pouco de movimento ajuda a manter a audiência desperta. Leia mais

Dicas para se dar bem nas reuniões

Os profissionais que costumam participar de reuniões devem ficar atentos para não cometer gafes e prejudicar a carreira. Nesses encontros corporativos, os lideres avaliam o comportamento de cada funcionário e como ele representa os interesses da equipe e da empresa. Chegar atrasado, mascar chiclete e fazer piadas são alguns deslizes. Já passar informações erradas, por exemplo, pode ser uma gafe fatal.

O consultor Sergio Guimarães, da Academia do Tempo, fala que os colaboradores precisam seguir a reunião por ordem de assunto e tomar nota dos compromissos assumidos e de seus prazos para que sejam efetivamente colocados em prática. Outra recomendação é manter-se atento para não repetir temas já discutidos por pura falta de concentração. Leia mais

Socorro! Mais uma reunião!

A boa imagem das reuniões esta em baixa. Cada vez mais profissionais se juntam a John Kenneth Galbraith para engrossar o coro dos que condenam as reuniões. Desperdício de tempo e recursos são as acusações mais freqüentes. Em muitas empresas as reuniões viraram motivo de piada. Na edição de 19/03/2003 da Folha de São Paulo uma matéria tratava a cerca do Businnes Bingo, uma sugestão divertida e maquiavélica para combater o tédio típico das reuniões exageradamente longas e sem rumo. Joga-se o business bingo com uma cartela que ao invés de números, trás algumas palavras comuns do jargão coorporativo. Por exemplo: paradigma, parceria, integração, budget e, não poderia faltar, a nível de. As instruções são simples. O “jogador” deve riscar com um X, ou marcar com clipes, as palavras que forem ouvidas durante a reunião. Quando completar a cartela basta erguer os braços e gritar bingo com entusiasmo. A matéria trazia também depoimentos de alguns jogadores:

– “A reunião já tinha começado há 5 minutos quando ganhei!”.
– “A minha capacidade para escutar aumentou muito desde que jogo Business Bingo”.
– “A atmosfera da última reunião de direção foi muito tensa porque quatorze pessoas estavam à espera de preencher a quinta casa”.
– “O diretor geral ficou surpreso ao ouvir oito pessoas gritando “BINGO”, pela terceira vez numa hora”.
– “Agora vou a todas a reuniões da minha organização, mesmo que não me convoquem”.

Você há de concordar que nem mesmo a pior das reuniões merece um tratamento tão cruel. Ainda não fomos capazes de criar outro mecanismo de trabalho colaborativo e democrático que seja capaz de gerar idéias e soluções e que ao mesmo tempo transfira conhecimento com a mesma eficácia de uma boa reunião.

Para que uma reunião tenha sucesso e não se transforme num convite para um animado torneiro de business bingo basta seguir algumas recomendações básicas.

1. Antes de convocar uma reunião faça a seguinte pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião? Se você não encontrar uma boa resposta procure outra alternativa.

2. Defina claramente os objetivos e a pauta da reunião. Seja econômico e ponderado. Nenhum ponto importante deve ficar de fora da agenda, entretanto, evite agendas longas demais.

3. Escolha os participantes com o cuidado de não esquecer ninguém que seja importante, por outro lado, não convoque ninguém cuja presença não seja, de fato, necessária.

4. Defina o local e os horários de inicio e termino e marque a reunião com antecedência. Evite, na medida do possível, que a convocação para uma reunião seja feita em cima da hora. Dê ao participante tempo para que ele possa preparar-se adequadamente.

5. Escolha a metodologia para condução mais adequada de acordo com a natureza e os objetivos da reunião. Procure utilizar técnicas dinâmicas, que facilitem a participação, o envolvimento e comprometimento dos participantes. Existem várias metodologias que vão desde a técnica para diagnóstico do problema e planejamento de soluções (3Q1POC) até a técnica dos seis chapéus criada por Edward de Bono.

De mais basta aplicar o bom senso: reserve um intervalo a cada 80 ou 90 minutos para relaxar, estabeleça uma política clara quanto a telefonemas durante a reunião, seja pontual, limite e controle as falas, não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado, e finalmente, evite que qualquer integrante seja visto como tolo ou fracassado.