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Dicas para se dar bem nas reuniões

Os profissionais que costumam participar de reuniões devem ficar atentos para não cometer gafes e prejudicar a carreira. Nesses encontros corporativos, os lideres avaliam o comportamento de cada funcionário e como ele representa os interesses da equipe e da empresa. Chegar atrasado, mascar chiclete e fazer piadas são alguns deslizes. Já passar informações erradas, por exemplo, pode ser uma gafe fatal.

O consultor Sergio Guimarães, da Academia do Tempo, fala que os colaboradores precisam seguir a reunião por ordem de assunto e tomar nota dos compromissos assumidos e de seus prazos para que sejam efetivamente colocados em prática. Outra recomendação é manter-se atento para não repetir temas já discutidos por pura falta de concentração. Leia mais

Geração Y valoriza ambiente de trabalho saudável e qualidade de vida

Vinte e sete por cento dos entrevistados na nona Pesquisa Empresa dos Sonhos dos Jovens realizada pela Cia de Talentos declararam que trocariam de empresa por conta de um melhor ambiente de trabalho. Pelo segundo ano consecutivo o item qualidade de vida conquistou também um honroso terceiro lugar. Sinais de que os novos líderes desejam alcançar o sucesso profissional e financeiro, mas não as custas de jornadas de trabalho excessivas, assédio moral e crises constantes de estresse. Um grande exemplo de bom senso e sabedoria.

“Que aproveita ao homem ganhar o mundo inteiro e arruinar sua própria alma?” Mc 8:36

Você é Nomofóbico? Faça o teste e saia dessa!

Nomofobia é a expressão usada para designar a sensação de angústia e ansiedade que surge quando alguém se encontra impossibilitado de se comunicar por estar fora da área de cobertura ou ainda sem seu aparelho celular ou outro telemóvel. Trata-se de um termo originado do inglês “no-mo” ou “no-mobile”, que significa sem telemóvel. Nomofóbico portanto é quem sofre de nomofobia.

– Segundo uma pesquisa feita pelo instituto YouGov para o Departamento de Telefonia dos Correios britânicos, 53% dos usuários de telefone celular do Reino Unido sofrem de nomofobia.
– O estudo concluiu que a síndrome atinge mais os homens (58%) que as mulheres (48%). Das 2.163 pessoas ouvidas, 20% afirmaram não desligar o telefone nunca, e cerca de 10% disseram que o próprio trabalho as obriga a estarem sempre acessíveis.
– Para 55% dos entrevistados, a urgência de estar com o celular sempre ligado e perto está relacionada com a necessidade de se estar sempre em contato com amigos e familiares.
– Para 9% dos entrevistados, desligar o celular os deixa em um estado de profunda ansiedade.

Elaborei um teste sobre nomofobia e listei também dez sugestões para combater a dependência e o uso excessivo do telefone celular. Clique aqui e faça o download do arquivo em pdf.

Mulheres trabalham menos?

Segundo o estudo “Mulher no Mercado de Trabalho: Perguntas e Respostas”, divulgado ontem pelo IBGE, as mulheres trabalham, em média, 38,9 horas semanais, enquanto que a média de jornada semanal dos homens é de 43,5 horas (Fonte: Folha de São Paulo). Acontece que os números do IBGE que não levam em conta a dupla jornada de trabalho da mulher. Salvo raras exceções de “maridos que ajudam em casa” cabe (ou sobra) também para a mulher cuidar da casa e dos filhos. Os efeitos deste descompasso são, no mínimo, curiosos: mulheres, em média, organizam melhor o seu tempo e suas atividades. Fazem mais em menos tempo. Mas assim como existem maridos que lavam a louça e levam o lixo para fora há também as mulheres que sofrem com o excesso de tarefas e responsabilidades. No livro Reengenharia do Tempo Rosiska Darcy de Oliveira (Editora Rocco) defende uma reorganização da sociedade e das relações de trabalho. A jornalista afirma que o novo desafio da sociedade, sobretudo das mulheres, é reencontrar o equilíbrio entre o tempo dedicado ao trabalho e o tempo dedicado a família e as relações sociais. O assunto é complexo e rende muita polemica.

Para as mulheres que procuram por soluções mais simples e menos engajadas recomendo a leitura de “Segredos de administração do tempo para a mulher que trabalha” de Ruth Klein (editora Harbra) ou ainda “Você dona do seu Tempo” de Christian Barbosa (Editora Gente).

De quem é o tempo afinal?

Saber delegar tarefas adequadamente é um meio eficaz para administrar melhor o tempo, cumprir prazos e metas e aumentar a produtividade.

Entretanto lideres centralizadores preferem não delegar. Muitos afirmam que são capazes de realizar uma tarefa com mais competência do que qualquer um de seus liderados. Pode até ser verdade. Porém, a centralização excessiva cria equipes estagnadas e desmotivadas.

Lideres centralizadores desperdiçam seu tempo e também o tempo de seus subordinados, vivem com a agenda lotada e freqüentemente são vitimas da delegação inversa.

Distribuir tarefas que podem e devem ser delegadas libera tempo para outras tarefas mais importantes. “Um líder que não delega corre o risco de se perder no tempo, perder prazos e o foco estratégico de seu trabalho”, afirma João Batista, da Júnior Consultoria.

Três dicas para delegar com eficácia e evitar o desperdício de tempo

1 – Motive e Controle
Estimule os subordinados a apresentarem soluções. Não aceite a delegação inversa. Não delegue o que não pode ser controlado por você. Acompanhe os resultados de modo que você possa ajudar a corrigir desvios e evitar a delação para cima. Desta forma, todos os envolvidos se sentirão mais seguros.

2 – Delegue com Tempo
Alguns lideres centralizadores delegam certas atividades ou tarefas quando quase já não há tempo para sua execução. É o famoso “para ontem”. Este comportamento normalmente conduz a uma crise ou um retrabalho.

3 -Delegar X Delargar
Reserve tempo para orientar, treinar e esclarecer dúvidas. Delegar implica em investir seu tempo para ensinar alguém alguma tarefa. Quanto maior for o envolvimento inicial, menor a possibilidade do subordinado cometer erros. Durante o processo de treinamento seja tolerante com erros e transforme deslizes em oportunidades para reforçar o treinamento.

Excesso de e-mails desperdiça tempo e compromete a produtividade

É cada vez maior o número de profissionais descontentes com a imensa quantidade de e-mails que diariamente consome horas de trabalho. O e-mail que, originalmente, foi concebido para proporcionar maior agilidade e eficácia na comunicação corporativa e pessoal e conseqüentemente poupar tempo e gerar maior produtividade é o grande favorito para o prêmio Tiro na Culatra do século. Entretanto a responsabilidade por este fiasco não pode ser atribuída ao correio eletrônico, afinal ele não pensa nem age sozinho. Tão pouco podemos culpar Bill Gates, Tim Berners-Lee ou Ray Tamlinson (respectivamente, para quem não sabe, o criador do windowns e da Microsoft, o inventor da Internet e o criador do e-mail). Quem avacalhou o e-mail fomos todos nós. Não é a primeira vez que a humanidade transforma grandes idéias em grandes problemas. Transformamos automóveis em congestionamentos e relógios em grilhões, apenas para citar os exemplos mais marcantes. O e-mail é a bola da vez.

Pesquisas pipocam para todos os lados mostrando os malefícios causados pelo uso indevido do e-mail. Em seu livro 1000 dicas para administrar melhor sua vida a escritora Jamie Novak afirma que gastamos, em média, 40 minutos por semana, ou seja, entre sete e dez dias por ano, apagando e-mails e spams. Uma pesquisa da Symantec Corporation aponta que 60% das pessoas considera o e-mail viciante e prejudicial à saúde. Na escócia pesquisadores descobriram que alguns profissionais checam suas caixas de e-mail até 40 vezes a cada hora e segundo um estudo realizado pelas Universidades de Glasgow e Paisley apenas 38% dos trabalhadores ficam à vontade para esperar um dia ou mais antes de responder a um e-mail.

Hoje em dia há que diga que uma em cada cinco pessoas pode ser considerada dependente do correio eletrônico. São pessoas que checam seus e-mails assim que acordam e não dormem sem antes ter certeza que não tem nenhum novo recado em sua caixa eletrônica. Nos EUA ganha força a gíria Crackberry, isto é viciado em Blackberry, uma alusão direta a marca ícone de smartphones. Com um smartphone é possível abrir, ler e responder e-mails em qualquer lugar o tempo todo. Tal comportamento gera ansiedade, frustração e cansaço, além de prejudicar a produtividade.

A boa notícia é que não é tão difícil assim consertar o estrago causado pelo uso indevido do e-mail. Grandes empresas estão atacando o problema em duas frentes. De um lado estão disseminando práticas adequadas para o uso do e-mail no ambiente corporativo. De outro reeducando o usuário para o uso adequado desta ferramenta.

No ambiente corporativo é idéia central é conter os excessos. A Nokia, por exemplo, recomendou enfaticamente que seus colaboradores abandonassem o hábito de enviar e-mails com cópia para dezenas de pessoas. A empresa também passou a incentivar o uso do telefone e orientou que todos sinalizassem o verdadeiro nível de urgência das mensagens. Na IBM um executivo criou o movimento “slow e-mail”, estimulando os funcionários a consultarem suas caixas de e-mails somente duas vezes por dia. No Brasil a Microsoft criou um código de conduta para combater exageros. Entre as recomendações esta usar o telefone quando o texto do e-mail for maior que o monitor do computador e exigir acionar a barra de leitura para rolar a página. A Brasilprev, empresa de previdência privada do Banco do Brasil, optou por banir a troca de e-mails uma vez por semana. Às sextas-feiras, a orientação é que os funcionários usem apenas o telefone e marquem reuniões pessoalmente com os clientes. E-mails, apenas como ultimo recurso.

Seguem algumas dicas:

1. A consultora americana Julie Morgenstern dá esta boa sugestão: Não abra seus e-mails quando começar a trabalhar. Use o primeiro período da manhã, quando normalmente estamos mais atentos e produtivos, para dedicar-se a outras atividades realmente importantes. Seus e-mails podem esperar alguns minutos.

2. Quando abrir uma mensagem, imediatamente delete, responda, encaminhe ou arquive. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nomes a elas, para que os assuntos não se confundam.

3. Use a resposta automática quando estiver ocupado. Se o e-mail exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos então, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o e-mail e tomar a ação que já poderia ter sido feita.

4. Mantenha fechado seu gerenciador de e-mails, desabilite o alarme sonoro (aquele que avisa que uma novo e-mail chegou) e crie horários específicos para checar novas mensagens. O ideal é no máximo cinco períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes.

5. Dê o exemplo. Ninguém gosta de receber e–mails inúteis, mas muitos não sentem o menor remorso em enviar centenas e-mails com piadinhas, correntes e apresentações melosas em power point. Marcelo Thalenberg, autor do livro, Socorro – roubaram o meu tempo, chama este fenômeno de comportamento social distorcido. Para o consultor os piores usuários do correio eletrônico são os encaminhadores enlouquecidos e copiadores ensandecidos. ◦

Combata a desordem com os cinco esses

“Tenha como meta cercar-se apenas de coisas que você usa e das quais gosta e desfaça- se de tudo aquilo que só ocupa seu valioso espaço”.
Donna Smallin

Pilhas de papeis sobre a mesa, gavetas abarrotadas, caixas de e-mails sobrecarregadas. Quando o assunto é “Desperdiçadores de Tempo” a desordem é um clássico. Segundo pesquisas executivos perdem dezenas de horas por ano a caça de documentos perdidos em computadores e arquivos. Para quem não desenvolveu na infância o senso de organização os japoneses criaram o sistema dos 5 esses. Não é difícil. Basta aplicar, passo a passo, com disciplina e boa vontade cada um dos esses sugeridos pelo método.

SEIRI – Elimine o desnecessário
Tudo o que existe no seu local de trabalho deve ser classificado como necessário ou desnecessário. Descarte o que for desnecessário. Jogue fora, doe, venda, ou transfira para outro setor onde possa ser necessário.

SEITON – Organize seu posto de trabalho.
O que for necessário, deve ser ordenado, etiquetado, arrumado e armazenado adequadamente. Implemente melhorias no lay-out de seu posto de trabalho para facilitar o desenvolvimento de suas atividades.

SEISO – Mantenha limpo seu local de trabalho
Elabore rotinas e responsabilidades para manter a limpeza de seu posto de trabalho.

SEIKETSU – Faça da higiene um hábito.
Higiene é uma questão cultural. Cuidar da manutenção da limpeza do ambiente de trabalho deve ser um compromisso.

SHITSUKE – Mantenha a ordem.
W.E.Deming nos ensinou que “sujeira e vandalismo elevam o custo de vida, e como qualquer psicólogo poderá comprovar, conduzem a trabalho mal feito e a insatisfação com a vida e com o local de trabalho”. É preciso, portanto que a ordem seja mantida.

Socorro! Mais uma reunião!

A boa imagem das reuniões esta em baixa. Cada vez mais profissionais se juntam a John Kenneth Galbraith para engrossar o coro dos que condenam as reuniões. Desperdício de tempo e recursos são as acusações mais freqüentes. Em muitas empresas as reuniões viraram motivo de piada. Na edição de 19/03/2003 da Folha de São Paulo uma matéria tratava a cerca do Businnes Bingo, uma sugestão divertida e maquiavélica para combater o tédio típico das reuniões exageradamente longas e sem rumo. Joga-se o business bingo com uma cartela que ao invés de números, trás algumas palavras comuns do jargão coorporativo. Por exemplo: paradigma, parceria, integração, budget e, não poderia faltar, a nível de. As instruções são simples. O “jogador” deve riscar com um X, ou marcar com clipes, as palavras que forem ouvidas durante a reunião. Quando completar a cartela basta erguer os braços e gritar bingo com entusiasmo. A matéria trazia também depoimentos de alguns jogadores:

– “A reunião já tinha começado há 5 minutos quando ganhei!”.
– “A minha capacidade para escutar aumentou muito desde que jogo Business Bingo”.
– “A atmosfera da última reunião de direção foi muito tensa porque quatorze pessoas estavam à espera de preencher a quinta casa”.
– “O diretor geral ficou surpreso ao ouvir oito pessoas gritando “BINGO”, pela terceira vez numa hora”.
– “Agora vou a todas a reuniões da minha organização, mesmo que não me convoquem”.

Você há de concordar que nem mesmo a pior das reuniões merece um tratamento tão cruel. Ainda não fomos capazes de criar outro mecanismo de trabalho colaborativo e democrático que seja capaz de gerar idéias e soluções e que ao mesmo tempo transfira conhecimento com a mesma eficácia de uma boa reunião.

Para que uma reunião tenha sucesso e não se transforme num convite para um animado torneiro de business bingo basta seguir algumas recomendações básicas.

1. Antes de convocar uma reunião faça a seguinte pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião? Se você não encontrar uma boa resposta procure outra alternativa.

2. Defina claramente os objetivos e a pauta da reunião. Seja econômico e ponderado. Nenhum ponto importante deve ficar de fora da agenda, entretanto, evite agendas longas demais.

3. Escolha os participantes com o cuidado de não esquecer ninguém que seja importante, por outro lado, não convoque ninguém cuja presença não seja, de fato, necessária.

4. Defina o local e os horários de inicio e termino e marque a reunião com antecedência. Evite, na medida do possível, que a convocação para uma reunião seja feita em cima da hora. Dê ao participante tempo para que ele possa preparar-se adequadamente.

5. Escolha a metodologia para condução mais adequada de acordo com a natureza e os objetivos da reunião. Procure utilizar técnicas dinâmicas, que facilitem a participação, o envolvimento e comprometimento dos participantes. Existem várias metodologias que vão desde a técnica para diagnóstico do problema e planejamento de soluções (3Q1POC) até a técnica dos seis chapéus criada por Edward de Bono.

De mais basta aplicar o bom senso: reserve um intervalo a cada 80 ou 90 minutos para relaxar, estabeleça uma política clara quanto a telefonemas durante a reunião, seja pontual, limite e controle as falas, não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado, e finalmente, evite que qualquer integrante seja visto como tolo ou fracassado.