administração do tempo

Aprenda a dizer não

Cada vez mais profissionais de todos os níveis reclamam da sobrecarga de tarefas e imprevistos do dia a dia. O volume de demandas urgentes (e urgentíssimas!) é tão assustador que nada mais parece importante. Tudo é para ontem. E o que é pior: Tudo é urgente.

Diante deste cenário é imprescindível desenvolver a habilidade de dizer não. É preciso saber identificar entre as demandas que surgem ao longo do dia quais efetivamente merecem atenção imediata e quais vão apenas ocupar tempo e energia. Dizer sim para tudo, seja por receio de enfrentar a autoridade de um superior ou apenas para evitar pequenos aborrecimentos, compromete a produtividade e a qualidade das entregas.

Administrar o tempo com eficácia implica em priorizar e investir o tempo em atividades com maior potencial de retorno. Logo, priorizar pressupõe dizer sim para algumas coisas e não para dezenas de outras. Quem diz sim para tudo não define prioridades, tampouco garante que suas verdadeiras responsabilidades e atribuições sejam realizadas.

É preciso, portanto, aprender a dizer não para o chefe, para o chefe do chefe, para os clientes, para os amigos, para os colegas e, sobretudo, para si mesmo.

Três bons motivos para dizer não

Respeito

Muitas pessoas que dizem sim para tudo querem apenas ser mais populares e admiradas. Não é o que acontece. Pessoas assim são normalmente taxadas como aduladoras, ingênuas e manipuláveis. Quando você diz um não estabelece um limite. Demonstra que é profissional, que sabe definir prioridades, que é comprometido com resultados. É assim que se conquista admiração e respeito.

Qualidade

Pessoas que dizem sim para tudo muitas vezes assumem responsabilidades que não são capazes de cumprir seja pela falta de tempo ou até mesmo pela falta de competência, afinal ninguém é competente em tudo. Quem sempre diz sim muitas vezes faz  entregas sem qualidade ou incompletas.

Equilíbrio e Resultado

Dizer sim o tempo todo é o meio mais eficaz de sobrecarregar sua agenda e gerar estresse. Estar sempre ocupado é fácil. O verdadeiro desafio é negociar adequadamente suas demandas e ocupar sua agenda e seu tempo com atividades de alto potencial de retorno.

A questão é: como dizer não para o chefe quando ele pede que você faça uma coisa urgente quando você esta no meio de outra ainda mais urgente? Ou ainda: como dizer não a si mesmo e manter a concentração no que é realmente importante?

 

Como ganhar mais tempo ocupando mais tempo

Cortas os excessos, delegar tarefas, definir prioridades e focar no que é realmente importante são estratégias clássicas normalmente recomendadas para quem quer ganhar tempo. Porem é interessante observar que também é possível ter mais tempo ocupando mais tempo. Veja estes dois exemplos:

Doe seu tempo

Experimentos conduzidos pelos psicólogos e pesquisadores Cassie Mogilner, da Universidade The Wharton School da Pensilvânia, Chance Zoe, da Escola de Administração de Yale e Michael Norton, da Harvard Business School sugerem que pessoas que dedicam parte de seu tempo para ajudar outras pessoas sentem que tem mais tempo disponível. (Veja mais em: Pressed for Time? Give Some of Yours Away)

Num dos experimentos um grupo de voluntários foi convidado a ajudar outra pessoa, um aluno que precisava revisar um trabalho da faculdade, por exemplo, enquanto o outro grupo ficou livre para fazer qualquer outra coisa.

Alguns jogaram tempo fora contando quantas vezes a letra e aparecia em um texto em latim, outros foram embora da Universidade mais cedo. Neste e em outros experimentos semelhantes o resultado observado foi sempre o mesmo. Os voluntários que ajudaram outras pessoas reclamavam menos da falta de tempo. A impressão geral, numa escala de 11 pontos, e que eles tinham mais tempo de sobra.

Este estudo comprova que pessoas mais generosas com seu tempo inconscientemente aprimoram seu senso de organização e disciplina de modo que sua percepção de disponibilidade de tempo seja consideravelmente ampliada.

Pratique uma Atividade Física

A atividade física também contribui para que a percepção de tempo disponível seja maior. Vale observar que a pratica de uma atividade física regular não só estimula o senso de organização e disciplina como também gera endorfina que, por sua vez, aumenta a disposição para a execução de outras tarefas.

A recíproca é verdadeira. Pessoas sedentárias, que não encontram tempo para frequentar uma academia, por exemplo, tem cada vez menos disposição, energia, equilíbrio e saúde para realizar outras atividades.

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