A boa imagem das reuniões esta em baixa. Cada vez mais profissionais se juntam a John Kenneth Galbraith para engrossar o coro dos que condenam as reuniões. Desperdício de tempo e recursos são as acusações mais freqüentes. Em muitas empresas as reuniões viraram motivo de piada. Na edição de 19/03/2003 da Folha de São Paulo uma matéria tratava a cerca do Businnes Bingo, uma sugestão divertida e maquiavélica para combater o tédio típico das reuniões exageradamente longas e sem rumo. Joga-se o business bingo com uma cartela que ao invés de números, trás algumas palavras comuns do jargão coorporativo. Por exemplo: paradigma, parceria, integração, budget e, não poderia faltar, a nível de. As instruções são simples. O “jogador” deve riscar com um X, ou marcar com clipes, as palavras que forem ouvidas durante a reunião. Quando completar a cartela basta erguer os braços e gritar bingo com entusiasmo. A matéria trazia também depoimentos de alguns jogadores:
– “A reunião já tinha começado há 5 minutos quando ganhei!”.
– “A minha capacidade para escutar aumentou muito desde que jogo Business Bingo”.
– “A atmosfera da última reunião de direção foi muito tensa porque quatorze pessoas estavam à espera de preencher a quinta casa”.
– “O diretor geral ficou surpreso ao ouvir oito pessoas gritando “BINGO”, pela terceira vez numa hora”.
– “Agora vou a todas a reuniões da minha organização, mesmo que não me convoquem”.
Você há de concordar que nem mesmo a pior das reuniões merece um tratamento tão cruel. Ainda não fomos capazes de criar outro mecanismo de trabalho colaborativo e democrático que seja capaz de gerar idéias e soluções e que ao mesmo tempo transfira conhecimento com a mesma eficácia de uma boa reunião.
Para que uma reunião tenha sucesso e não se transforme num convite para um animado torneiro de business bingo basta seguir algumas recomendações básicas.
1. Antes de convocar uma reunião faça a seguinte pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião? Se você não encontrar uma boa resposta procure outra alternativa.
2. Defina claramente os objetivos e a pauta da reunião. Seja econômico e ponderado. Nenhum ponto importante deve ficar de fora da agenda, entretanto, evite agendas longas demais.
3. Escolha os participantes com o cuidado de não esquecer ninguém que seja importante, por outro lado, não convoque ninguém cuja presença não seja, de fato, necessária.
4. Defina o local e os horários de inicio e termino e marque a reunião com antecedência. Evite, na medida do possível, que a convocação para uma reunião seja feita em cima da hora. Dê ao participante tempo para que ele possa preparar-se adequadamente.
5. Escolha a metodologia para condução mais adequada de acordo com a natureza e os objetivos da reunião. Procure utilizar técnicas dinâmicas, que facilitem a participação, o envolvimento e comprometimento dos participantes. Existem várias metodologias que vão desde a técnica para diagnóstico do problema e planejamento de soluções (3Q1POC) até a técnica dos seis chapéus criada por Edward de Bono.
De mais basta aplicar o bom senso: reserve um intervalo a cada 80 ou 90 minutos para relaxar, estabeleça uma política clara quanto a telefonemas durante a reunião, seja pontual, limite e controle as falas, não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado, e finalmente, evite que qualquer integrante seja visto como tolo ou fracassado.
