No início do século XX o presidente da Bethlehem Steel, Charles M. Schwab, apresentou ao jornalista Ivy Lee, considerado por muitos como o fundador das relações públicas, um desafio fora do comum: “Mostre-me uma maneira de conseguir a execução de mais coisas. Se der resultado, pagarei qualquer quantia razoável”.
Coleciono frases sobre o tempo desde que comecei a estudar métodos e estratégias de Administração do Tempo. Quem já esteve comigo em um dos meus cursos ou palestras já notou também que costumo distribuir frases e pensamentos que vão desde Aristóteles e Drucker até José Simão e Ed Motta em minhas apostilas e slides.
Agora, reuni e organizei toda a minha eclética e abrangente coleção em um eBook dividido em seis capítulos temáticos tais como; definição de prioridades, organização e desperdício de tempo. Não inclui frases de autores duvidosos e ditos populares mas, mesmo assim, consegui mais de duzentas frases!
Espero que aprecie a leitura. Distribua a vontade o arquivo ou o link para download entre seus amigos e colabore com a segunda edição, revista e ampliada, sempre que esbarrar com mais uma frase interessante.
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Vez ou outra, no final de um curso de administração do tempo e produtividade, onde costumo abordar temas como priorização, organização, planejamento e definição de objetivos um participante pede a palavra e dispara uma pergunta mais ou menos assim: Sergio, por onde eu começo? Qual o primeiro passo? Compro uma agenda ou limpo a minha caixa de entrada de e-mails?
Minha resposta é sempre a mesma: Se você for sedentário e alimentar-se mal eu recomendo que primeiro você faça uma matrícula numa academia, beba mais água e cuide da sua alimentação. A agenda e os e-mails podem ficar para depois.
Vida saudável e vida produtiva são conceitos complementares. É possível sim ser produtivo sem ser saudável ou ser saudável sem ser produtivo por outro lado é verdade também que pessoas mais saudáveis são, por tabela, muito mais produtivas.
Dormir bem, acordar cedo, fazer uma boa alimentação e praticar regularmente uma atividade física são bons hábitos, que como todos sabem (inclusive os sedentários e os fãs de rodízios de pizza), aumentam a disposição e a resistência para, por exemplo, encarar com mais recursos uma jornada de trabalho repleta de desafios, decisões importantes e imprevistos.
Muitos estudos comprovam também que hábitos saudáveis são grandes aliados do aprendizado, da memória, do pensamento criativo e da resiliência, ou seja, a capacidade que temos de suportar situações de estresse. E tem mais. Além desses benefícios que eu chamo de primários a soma de hábitos saudáveis também proporciona uma serie muito valiosa de benefícios secundários.
A prática de uma atividade física regular ou de uma alimentação saudável exige uma boa dose de organização, disciplina e força de vontade. Pessoas mais organizadas, disciplinadas e com mais força de vontade são também pessoas mais produtivas.
Podemos facilmente comprovar este argumento observando atletas profissionais que se tornaram também profissionais e empreendedores bem-sucedidos. A prática de uma atividade física não só desenvolve os músculos e a capacidade respiratória como também o senso de organização, a disciplina e a força de vontade. São os benefícios secundários.
Para encerrar quero acrescentar mais uma observação. Pessoas que valorizam a vida pessoal e os relacionamentos são também pessoas mais produtivas. Seguindo a mesma linha dos hábitos saudáveis podemos afirmar que pessoas com uma vida social intensa tem maior autoestima e inteligência emocional. Benefícios primários. Além disso encontrar tempo na agenda para um happy hour, para brincar com os filhos e visitar os avos exige também uma boa dose de organização, disciplina e habilidade de negociação. Benefícios secundários.
São dois cenários indissociáveis onde a causa se confunde com os efeitos. Sou mais produtivo no trabalho por que tenho tempo para a saúde e para a vida social? Ou tenho tempo para a saúde e para a vida social por que sou mais produtivo no trabalho?
Enfim, quer ser mais produtivo? Coma uma maçã todas as manhãs e saia para pedalar com os amigos sempre que puder!
Priorizar suas atividades, sempre usar uma agenda e dizer não são três dicas clássicas e repetidas à exaustão por todo especialista em produtividade e administração do tempo respeitado. Para não fugir à regra ou ser acusado de leviano eu mesmo inclui e exploro com detalhes cada uma dessas dicas no meu livro O Método Einstein de Administração do Tempo recentemente lançado pela editora Alta Books.
Neste texto, todavia, quero apresentar três novas dicas que você dificilmente encontrará em outra fonte.
- Não tenha tempo
O tempo, como você sabe é um recurso finito e escasso. Não é possível ter mais tempo. Todos temos tempo. O que é ótimo. Mas todos temos pouco tempo. O que é péssimo.
Temos tempo, portanto, para fazer e dar conta de muitas coisas, mas jamais teremos tempo para tudo. Ninguém, por exemplo, tem tempo sobrando para ler todos os livros, aprender todos os idiomas, conhecer todos os lugares ou ver todas as séries da Netflix. Logo, administrar o tempo implica não só em escolher o novo idioma que você quer aprender como também e principalmente descartar sem medo todas as outras línguas que você não quer e não precisa dominar.
Funciona assim: tenho tempo para estudar inglês porque não tenho tempo para aprender mandarim, espanhol, italiano, francês e klingon. Tenho tempo para Breaking Bad porque não tenho tempo para maratonar todas as outras séries da Netflix, da Amazon e da Globo Play. Pode apostar, a forma mais eficaz de não ter tempo para nada é querer ter tempo para tudo. Faça suas escolhas com critério e carinho, seja feliz com elas e não tenha tempo para todo o resto.
- Faça menos
Seguindo mais ou menos a mesma linha da primeira dica não perca também nenhuma oportunidade para enxugar a sua agenda mesmo que isso implique em deixar de fazer algumas coisas que você faz bem ou até gosta de fazer.
Eu, por exemplo, tenho uma boa formação em design gráfico porém faz muito tempo que não faço sequer o layout e produção gráfica dos meus cartões de visita. Não criei nem mesmo a logomarca e identidade visual da minha empresa, a Academia do Tempo.
Terceirizei isso tudo para concentrar cada vez mais o meu foco e energia nas atividades com alto valor agregado que me trazem mais resultados e estão mais alinhadas com meus projetos profissionais. Faço menos para fazer melhor. Faço menos para ser mais produtivo e ter mais tempo livre para outras coisas também importantes como curtir a minha família, praticar meu mountain bike e cuidar da saúde.
- Não faça nada
Cada vez mais ócio é visto como uma afronta ao sistema capitalista pois quando não fazemos nada não estamos produzindo tampouco consumindo. Nesta ótica o ócio é praticamente um crime, um atentado contra as leis de mercado e a economia.
Entretanto, o tempo não é um vazio que deve ser preenchido em sua totalidade. Não fazer nada é tão importante e necessário quanto fazer algo. O corpo e a mente necessitam de pausas.
Não somos máquinas e ninguém consegue ser produtivo, são e saudável o tempo todo sem desfrutar de alguns breves e indispensáveis períodos de inatividade, seja para meditar, respirar profundamente ou apenas ficar na janela com o olhar distante e pensando na Bahia.
É sério isso. Minha recomendação mais importante. Vez ou outra permita-se não fazer nada com muito gosto e sem remorso.
Vamos concordar. O novo normal é assustador. Agendas cada vez mais sobrecarregadas, a expectativa de que cada vez menos pessoas realizem cada vez mais, distrações por todos os lados, redes sociais e aplicativos tão viciantes quanto inúteis além do crescimento desenfreado de casos de estresse, depressão e ansiedade. Apesar de tantas novas facilidades e comodidades viver a vida boa como sabiamente recomendava Sócrates parece ser um desafio cada vez mais distante e utópico.
Esqueça os métodos complicados e os tradicionais conceitos de urgência e importância. Precisamos para ontem de soluções mais simples e efetivas. Esta é a proposta do livro o Método Einstein de Administração do Tempo. Com muitas dicas e exemplos práticos esta obra traz uma metodologia ao mesmo tempo leve e inovadora. Basta um pouco de bom senso, um caderno, uma caneta e o desejo sincero de querer viver uma vida que valha a pena ser vivida.
Clique aqui para ler os primeiros capítulos do livro
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O Método Einstein de Administração do Tempo
256 páginas
ISBN 978-65-5520-265-6
2021 – 1a Edição
Editora Alta Books
Aproveitei o tempo sobrando em casa para organizar e escrever um eBook sobre Trabalho Remoto.
Relacionei os principais desafios e oportunidades do Home Office e do Trabalho a Distância na ótica da empresa, do gestor, dos colaboradores, da comunidade e do Estado.
O arquivo está disponível para download neste link:
eBook Trabalho Remoto – Caminhos, Oportunidades e Desafios
Grande abraço!
“Não espereis moralidade de quem não tem pontualidade”.
Marquês de Maricá, ministro da fazenda, conselheiro de estado e senador do Brasil entre os anos de 1826 e 1848
As reuniões são importantes e necessárias, mas cada minuto de atraso representa um imenso desperdício de tempo e dinheiro. Faça as contas. Multiplique os minutos de atraso pela quantidade de participantes convocados para uma reunião. Os resultados, normalmente, são assustadores.
Segundo uma pesquisa a falta de pontualidade, seja para começar como também para encerrar uma reunião, é o terceiro maior fator que mais contribui para o fracasso dessa iniciativa.
Preencha o formulário abaixo e receba um e-mail com o link para o download gratuito deste novo infográfico com seis dicas que podem ajudá-lo(a) a combater os atrasos e estimular a pontualidade nas reuniões de sua equipe:
Os cursos, livros e dicas sobre produtividade nunca foram tão populares. Reflexo de uma nova realidade marcada por equipes cada vez menores e listas de tarefas cada vez maiores.
Entretanto, a busca insana pelo fazer mais em menos tempo tem suas armadilhas. É preciso ficar atento. Uma estratégia equivocada pode não só arruinar sua produtividade como também gerar mais trabalho e mais estresse. Como afirma a sabedoria popular nem tudo que reluz é ouro.
Veja neste infográfico três mitos que sabotam sua produtividade e bem como três maneiras eficazes para combater cada um deles.
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Para 43% dos quase 5 mil brasileiros que participaram da pesquisa “Vida ao Máximo” da Abbott a falta de tempo desponta como um dos principais empecilhos a uma vida plena. A pesquisa ainda aponta que apenas 6% estão totalmente satisfeitos com sua vida pessoal. Conheça o estudo completo e também participe em https://www.lifetothefullest.abbott/
Clipe da minha palestra sobre Administração do Tempo no SEB 2015 – Secretariado Executivo Brasil, promovido pela Blue Ocean Eventos.
Você já reparou que a maioria dos motoristas reclama dos congestionamentos, mas são poucos aqueles que se enxergam como parte do problema? Ou seja, preso num congestionamento, o sujeito roga pragas no motorista da frente, mas não se dá conta de que, ao mesmo tempo, está na mira dos xingamentos do motorista de trás.
Você já agendou uma reunião ou treinamento e esqueceu de reservar a sala? Viajou e deixou o carregador do celular em casa ou ainda organizou um churrasco com os amigos e não comprou o carvão?
Costumamos confiar cegamente na memória, principalmente quando executamos tarefas recorrentes e frequentes como convocar uma reunião ou arrumar a mala. Entretanto, a memória não é infalível e costuma nos deixar na mão por diversos motivos que vão desde uma simples distração até o cansaço e o estresse.
Ao longo das 224 páginas de “Checklist, como fazer as coisas bem feitas” o jornalista e cirurgião americano Atul Gawande mostra como um simples, porém eficaz, checklist é capaz de livrar-nos de muitos problemas e aborrecimentos decorrentes da afobação, do esquecimento ou mesmo do excesso de confiança.
Mais do que isso. O autor trás, por exemplo, o caso do hospital Johns Hopkins, nos Estados Unidos, que por meio de um checklist para procedimentos cirúrgicos de apenas cinco itens* (isso mesmo! apenas cinco itens!) conseguiu, em 15 meses, gerar uma economia de U$ 2 milhões, evitar 43 infecções e 8 mortes, em comparação com a média histórica do hospital.
O checklist gera resultados efetivos e contribui para que atividades recorrentes sejam executadas em menos tempo e com maior qualidade. Logo, podemos afirmar que o checklist é também uma ferramenta de organização e otimização do tempo com impactos diretos na produtividade.
Extremamente democráticos, os checklists podem ajudar todo mundo e o tempo todo, da dona de casa no supermercado (sim, a lista de compras é um checklist que, comprovadamente, gera uma boa economia!) até o piloto de um avião checando os procedimentos de vôo.
Você costuma usar checklists no seu trabalho? E na sua vida pessoal? Partilhe sua experiência conosco!
Logo abaixo, os links para download de cinco checklists muito úteis e bem bacanas. Até a próxima!
- Checklist para Reuniões
- Checklist para Treinamento
- Checklist para Viagens
- Checklist para Churrasco
- Checklist para Feijoada
*Confira o checklist de cinco itens do hospital Johns Hopkins
- Lavar as mãos com sabonete
- Limpar a pele do paciente com antisséptico
- Colocar panos cirúrgicos esterilizados sobre todo o corpo do paciente
- Usar mascar, touca, avental e luvas
- Recobrir com bandagem esterilizadas área de inserção após a instalação do cateter venoso central