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Excesso de e-mails desperdiça tempo e compromete a produtividade

É cada vez maior o número de profissionais descontentes com a imensa quantidade de e-mails que diariamente consome horas de trabalho. O e-mail que, originalmente, foi concebido para proporcionar maior agilidade e eficácia na comunicação corporativa e pessoal e conseqüentemente poupar tempo e gerar maior produtividade é o grande favorito para o prêmio Tiro na Culatra do século. Entretanto a responsabilidade por este fiasco não pode ser atribuída ao correio eletrônico, afinal ele não pensa nem age sozinho. Tão pouco podemos culpar Bill Gates, Tim Berners-Lee ou Ray Tamlinson (respectivamente, para quem não sabe, o criador do windowns e da Microsoft, o inventor da Internet e o criador do e-mail). Quem avacalhou o e-mail fomos todos nós. Não é a primeira vez que a humanidade transforma grandes idéias em grandes problemas. Transformamos automóveis em congestionamentos e relógios em grilhões, apenas para citar os exemplos mais marcantes. O e-mail é a bola da vez.

Pesquisas pipocam para todos os lados mostrando os malefícios causados pelo uso indevido do e-mail. Em seu livro 1000 dicas para administrar melhor sua vida a escritora Jamie Novak afirma que gastamos, em média, 40 minutos por semana, ou seja, entre sete e dez dias por ano, apagando e-mails e spams. Uma pesquisa da Symantec Corporation aponta que 60% das pessoas considera o e-mail viciante e prejudicial à saúde. Na escócia pesquisadores descobriram que alguns profissionais checam suas caixas de e-mail até 40 vezes a cada hora e segundo um estudo realizado pelas Universidades de Glasgow e Paisley apenas 38% dos trabalhadores ficam à vontade para esperar um dia ou mais antes de responder a um e-mail.

Hoje em dia há que diga que uma em cada cinco pessoas pode ser considerada dependente do correio eletrônico. São pessoas que checam seus e-mails assim que acordam e não dormem sem antes ter certeza que não tem nenhum novo recado em sua caixa eletrônica. Nos EUA ganha força a gíria Crackberry, isto é viciado em Blackberry, uma alusão direta a marca ícone de smartphones. Com um smartphone é possível abrir, ler e responder e-mails em qualquer lugar o tempo todo. Tal comportamento gera ansiedade, frustração e cansaço, além de prejudicar a produtividade.

A boa notícia é que não é tão difícil assim consertar o estrago causado pelo uso indevido do e-mail. Grandes empresas estão atacando o problema em duas frentes. De um lado estão disseminando práticas adequadas para o uso do e-mail no ambiente corporativo. De outro reeducando o usuário para o uso adequado desta ferramenta.

No ambiente corporativo é idéia central é conter os excessos. A Nokia, por exemplo, recomendou enfaticamente que seus colaboradores abandonassem o hábito de enviar e-mails com cópia para dezenas de pessoas. A empresa também passou a incentivar o uso do telefone e orientou que todos sinalizassem o verdadeiro nível de urgência das mensagens. Na IBM um executivo criou o movimento “slow e-mail”, estimulando os funcionários a consultarem suas caixas de e-mails somente duas vezes por dia. No Brasil a Microsoft criou um código de conduta para combater exageros. Entre as recomendações esta usar o telefone quando o texto do e-mail for maior que o monitor do computador e exigir acionar a barra de leitura para rolar a página. A Brasilprev, empresa de previdência privada do Banco do Brasil, optou por banir a troca de e-mails uma vez por semana. Às sextas-feiras, a orientação é que os funcionários usem apenas o telefone e marquem reuniões pessoalmente com os clientes. E-mails, apenas como ultimo recurso.

Seguem algumas dicas:

1. A consultora americana Julie Morgenstern dá esta boa sugestão: Não abra seus e-mails quando começar a trabalhar. Use o primeiro período da manhã, quando normalmente estamos mais atentos e produtivos, para dedicar-se a outras atividades realmente importantes. Seus e-mails podem esperar alguns minutos.

2. Quando abrir uma mensagem, imediatamente delete, responda, encaminhe ou arquive. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nomes a elas, para que os assuntos não se confundam.

3. Use a resposta automática quando estiver ocupado. Se o e-mail exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos então, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o e-mail e tomar a ação que já poderia ter sido feita.

4. Mantenha fechado seu gerenciador de e-mails, desabilite o alarme sonoro (aquele que avisa que uma novo e-mail chegou) e crie horários específicos para checar novas mensagens. O ideal é no máximo cinco períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes.

5. Dê o exemplo. Ninguém gosta de receber e–mails inúteis, mas muitos não sentem o menor remorso em enviar centenas e-mails com piadinhas, correntes e apresentações melosas em power point. Marcelo Thalenberg, autor do livro, Socorro – roubaram o meu tempo, chama este fenômeno de comportamento social distorcido. Para o consultor os piores usuários do correio eletrônico são os encaminhadores enlouquecidos e copiadores ensandecidos. ◦