Utilização sem critérios de e-mail pode causar problemas de produtividade; veja dicas de especialistas para garantir o bom uso
Os especialistas Christian Barbosa e Sérgio Guimarães listam dicas para fazer bom uso do e-mail:
• Estipule horários para ver as mensagens: em vez de ficar o tempo todo com o e-mail aberto, defina horários fixos do dia para ler e responder as mensagens – por exemplo, uma vez de manhã e outra à tarde.
• Feche o seu e-mail e desligue avisos sonoros: não adianta nada estipular horários e ficar recebendo as notificações de novas mensagens. Por isso, desapegue: fique longe da caixa de entrada e só vá até lá nos horários que definiu.
• Use o campo assunto: esse é um local para deixar claro do que se trata o e-mail que você está enviando. Então, nada de assuntos como “Urgente” ou “Leia agora”. Prefira assuntos mais específicos, tais como “Documentos para a reunião de amanhã”.
• Escreva pouco e cuide do layout: pode notar – quanto maior o texto do seu e-mail, mais tempo ele demora para ser respondido. Isso porque as pessoas costumam não ter muito tempo e desanimam ao ver um e-mail muito longo, então optam por não lê-lo. Além disso, procure utilizar tópicos e parágrafos curtos, colocar marcações textuais em pontos importantes e outras coisas que deixam o visual de sua mensagem mais estimulante.
Quando não usar o e-mail
• Em casos de urgência: quando o assunto exige uma resolução rápida, o bom e velho telefone costuma ser muito mais efetivo. A mensagem é dada e logo é respondida. Se o
seu e-mail tiver mais do que três ou quatro respostas, talvez seja a hora de marcar uma
reunião e acabar logo com isso.
• Para assuntos complexos: ficar explicando um assunto complexo por meio de texto pode ser bastante complicado e ocasionar respostas com dúvidas – o que gera mais e-mails. Então, quando um assunto for relativamente complexo, marque uma reunião ou ligue e resolva com uma conversa.
• Para mais de um assunto: se há mais de um assunto envolvido, desista do e-mail. É mais efetivo marcar uma reunião e resolver as arestas do que correr o risco do receptor ler apenas parte da mensagem – o que é relativamente comum.
Fonte: Rodobens Consórcio Revista – Edição 97 – mar/abr
